データ作成のコツ

データ作成指示されてピンチ!どうしよう Googleスプレッドシート

20代のうちに覚えておきたい、データ作成のコツ

特に20代、30代の若手~中堅社員はこのような表計算ソフトをバリバリ使いこなすことが求められます。

データ作成を上司などから指示されて大きな壁にぶち当たるのは以下のようなタイプの人ではないかと思います。

  • ExcelやGoogleスプレッドシートの使い方はなんとなくわかる。
  • ほかの人がExcelやGoogleスプレッドシートで作ったフォームを使ってルーティン業務をすることはできる

上記のような「なんとなく使える」という人がある日突然、上司から「〇〇と△△がわかるように表にまとめてほしい」と指示されたら今まで何となく使えると思っていた人でも、いざ作り始めてから面を食らってしまうかもしれません。

なぜならば他の人が作ってくれたデータを使うことと、自分でファイルを作ることは全く違うためです。

この記事では「関数・マクロを使ってピンチを乗り越えよう!」といったテクニック的なことではなく、データ作成指示を受けて不安に感じている人が無事に仕事をやり遂げるためコツを紹介していきます。

データ作成で失敗しないコツ(1)データの使用目的について、腹に落ちるまで作業を開始しない⇒ゴールイメージを明確にする

 

(指示)上司「いま全社PLしかないからこれを按分して部門別のPLにしておいて。」

自分「はい、わかりました。(え?何のために?どうやって作ろう・・・)」

失敗しがちなパターン

 

「ざっくりしすぎててよくわからないけど、とりあえずやってみるか・・・!(Excelを開く)」

 

 

失敗しないための上司への受け答え

 

「はい、わかりました。部門別のPLとして按分するとのことですが、どなたがどのような用途で使うものでしょうか?期日はありますか?」

 

これから作るものに対して目的が明確でなければ作業の方針を立てることができません。

上司の思惑として「按分後のPLについては目安程度のものでいいから早くほしい」もしくは「経営会議に使う重要な資料」どちらが目的なのかにより全く違ったものになるかもしれません。

もちろん経営会議に使う重要な資料として使えるレベルのものを、30分もかからずに出せればそれが一番いいかもしれません。

しかし全社PLを部門別に按分するといったような作業は言うは易しですが、やりだすと実はとても面倒な工程がでてきたりします。精緻なものであるほど多くの時間が必要になります。

データ作成で失敗しないコツ(2)データの使用目的が明確になった⇒設計図をかいてみよう

データ作成に入る前に設計図をかこう

データの使用目的は上司だけがみる目安として利用したいとのことでした。「精緻なものでなく粗々でもいいからなるべく早くつくってほしい」とのこと。

もし聞いてなければ、どこに出しても問題にならない精緻なものを作るべく何日もかけてまとめてしまっていて怒られていたかもしれません。

 

「じゃあとりあえず作ってみるか・・・」

 

ここで作り始めてもいいのですが、もし少しでも不安を感じるようならばExcelを開く前に前にあと1つやったほうがいいことがあります。

それはこれから作成するデータの設計図を書いてみることです。

データ作成前の設計段階で意識するポイント

  • 縦軸と横軸どちらに入れたほうがみやすいか?
  • 他所からも取り寄せるべきデータがあるか?
  • データを組み立てていく順序は?

特に他所から取り寄せないと組み立てられないデータがあれば、一刻も早い段階で集めておくべきです。

もっとも避けなければならないことは、Excelを開いて途方に暮れていて気が付けば一日終わってしまったというパターンです。データ作成をするときは目的を明確にし、要件を定めて設計図を書き、ゴールまでの工程を明確にしたうえで作業を計画的に進めていきましょう。

データ作成で失敗しないコツ(3)設計図を描きながら不安・疑問に感じたことをピックアップする⇒不安を解消してから作ろう

これから作りたいデータを設計図として作成前にアウトプットしていく過程でも、さまざまな不安や疑問がでてくるかもしれません。

  • やばい、、組み込むべきデータがそもそも何かわからないぞ・・・?
  • この見せ方で伝わるかな?
  • ここはどういう関数でデータを引っ張ってくるのがいいだろうか、、、VLOOKUP?SUMIF?それともINDEXとMATCHかな?

不安に感じたことを箇条書きにピックアップして解決策をひとつずつ検討しましょう。

もちろん仕事ですからこのような検討作業に時間をかけることはできません。

関数の使い方などネットで調べてすぐにわかるものは調べればいいのですが、「見た人がどう思うか?」など定性的な不安要素はネットで調べてもわかりません。

身近な同僚や上司などに意見を求めるべきでしょう。

データ作成で失敗しないコツ(4)いい準備をして作業開始しても、壁にぶち当たることもある⇒悩んでないで周囲にすぐに教えを乞うべき

いい準備をして作成作業をはじめても、壁にぶち当たることはあるはずです。

例えば

 

VLOOKUPが反映されない!なんで?正しく式を入れているはずなのにエラーになる!?

思いがけないところで躓くことは、Excelやスプレッドシートを使った仕事でよくあるパターンです。

このようなトラブルに直面した時、途方に暮れながらあれこれいじっているとあっという間に時間だけ過ぎてしまいます。

「聞くは一時の恥聞かぬは一生の恥」

聞くは一時の恥聞かぬは一生の恥

ググって1分以内に解決できないときは身近な同僚などに聞きましょう!

オフィス内のどこかに自分より使いこなしている人が誰かしらいるはずです。そういう人に聞いてさっさと解決したほうが仕事が速く終わります。

教えてもらうことは決して恥ではありません。

一人で壁にぶちあたって作業を滞らせていると仕事できないやつのレッテルを貼られてしまうかもしれません・・・。

日ごろから良好な人間関係をつくっておき(特に職場に1人は必ずいるExcelマスターさんとお友達になっておいて損はしない)困ったときはバカなふりをしてどんどん聞いてしまいましょう!

データ作成で失敗しないコツ「まとめ」

  • 目的、ゴールイメージを明確に(誰のために、何のために)
  • 目的に合わせて要件を定義する。どういうデータの見せ方にするか?手書きでいいので設計図を描いてみる。
  • 他所から取り寄せるべき情報があれば早めに取り寄せる
  • わからないことは悩まずすぐに聞く

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